Bron: Zenger Folkman | Juli 2020

Voordat de wereldwijde pandemie ons in haar grip kreeg, werkte wereldwijd ongeveer 7,9% van de werknemers vanuit huis. Vandaag de dag wordt er geschat dat ruim 44% van de werknemers in Nederland vanuit huis werkt. Daarnaast is het percentage thuiswerkers in andere landen over hele wereld ook toegenomen, zoals in het overzicht hieronder te zien is.

  • Italië 24%
  • Frankrijk 28%
  • Duitsland 29%
  • Spanje 25%
  • Zweden 31%
  • VK 34%

Bron: Working from Home: Estimating the worldwide potential

Uitdagingen en voordelen van thuiswerken

Onderzoek laat een verassend resultaat zien over de mensen die thuiswerken: ze werken langer en maken meer uren. Uit ervaring en gesprekken met veel mensen blijkt namelijk dat persoonlijke activiteiten (even de was in de wasmachine stoppen of je kinderen helpen met school) en werkzaamheden veel meer in elkaar over lopen dan wanneer mensen op kantoor werken. Tegelijkertijd is het woon-werkverkeer niet meer nodig voor thuiswerkers en zijn lunchpauzes minder tijdrovend. Maar wat is de algehele impact op de productiviteit van thuiswerken tegenover werken op kantoor?

Productiviteitsparadox

Een van de grootste zorgen rondom thuiswerken is dat de productiviteit van werknemers omlaag gaat. Als je zoekt naar afbeeldingen van werknemers die vanuit huis werken, zul je een verschillende foto’s vinden, zoals ouders die proberen te werken terwijl ze babysitten, mensen die praten tijdens een Zoom-vergadering in hun pyjama en natuurlijk de koelkast plunderen. Nicholas Bloom, een econoom uit Stanford, heeft voor een Chinees reisbureau onderzoek gedaan naar de impact van thuiswerken op de productiviteit en ontdekte dat het positieve resultaten kan opleveren. Een voorwaarde voor thuiswerkers was echter wel dat ze een kamer hadden die was ingericht als ‘kantoor’ waarin ze konden functioneren en dat er overdag geen jonge kinderen thuis waren. Toen Bloom zelf vanuit huis begon te werken met vier jonge kinderen kwam hij tot de conclusie dat de massale omslag naar thuiswerken door de corona pandemie een wereldwijde verlaging van productiviteit zou kunnen veroorzaken. Dit zou mogelijk de economische groei voor vele jaren kunnen verminderen.

Veel managers vragen zich dus terecht af over de productiviteit van hun medewerkers wel op hetzelfde niveau blijft wanneer ze vanuit huis werken. Als ze op kantoor werken, hebben managers controle en een veel beter beeld van de productiviteit van medewerkers. Ze kunnen even langs het bureau lopen en kunnen zien waar mensen aan werken of even een praatje maken om te kijken hoe het met een project staat. Maar hoe gaat dit als iedereen thuis zit?

Onderzoeker en schrijver Peter Drucker maakte een relevante observatie die volgens ons van toepassing is op deze situatie. Hij merkte op dat veel mensen dachten dat hun succes op werk te maken had met hoe ijverig, eerlijk en consequent ze waren en of ze consistent goede resultaten konden produceren. Drucker waarschuwde echter dat dit beeld niet klopte. Ja, deze dingen zijn belangrijk, maar het is vooral belangrijk om te zorgen dat je collega’s en vooral je manager weten dat je effectief werkt en hoe je dat aanpakt.

De perspectieven vanuit de manager en vanuit de thuiswerkende medewerkers laten dus een paradox zien: managers hebben moeite om in te schatten of werknemers effectief thuiswerken en werknemers die thuisweken hebben op hun beurt de uitdaging om goed te communiceren over hoe zij effectief te werk gaan. Hoe doorbreken leiders deze paradox?

Welk gedragingen laten productiviteit en inspanning zien aan managers?

Zijn er gedragingen die erop wijzen dat medewerkers productief zijn? Om die vraag te beantwoorden, hebben we een dataset van 9.755 respondenten onderzocht. Elke individuele respondent is door zijn manager beoordeeld op 48 gedragingen. Deze gedragingen maken het mogelijk om het onderscheid te maken tussen de meest effectieve en minst effectieve medewerkers. In deze dataset kunnen we ook het niveau van productiviteit en inspanning terugvinden en hoe die door de manager is beoordeeld. Vervolgens werd een analyse uitgevoerd om de gedragingen te identificeren die de medewerkers met de hoogste scores op productiviteit en inspanning zouden onderscheiden van degenen met de laagste scores. In andere woorden: wat voor soort gedragingen van medewerkers leiden tot hogere productiviteit en inspanning?

Nadat de gedragingen waren geïdentificeerd, hebben we een factoranalyse uitgevoerd en geclusterd in vijf dimensies die het meest invloedrijk waren voor managers op hun beoordelingen of werknemers productief waren en een (hoge) inspanning leverden.

Dimensie 1: Neemt initiatief. Het geeft een krachtig signaal van productiviteit en prestaties af wanneer werknemers niet alleen hun reguliere werkzaamheden doen, maar ook extra werk aannemen. Dit heeft vooral impact wanneer een werknemer vrijwillig taken op zich neemt die anders niet (op tijd) klaar zouden zijn of waarmee een collega of team ontlast wordt.

Ouders zijn vaak gefrustreerd over hun kinderen wanneer ze een maaltijd opeten en hun bord niet opruimen of hun vuile kleren op de vloer van hun kamer laten liggen. Ze zijn echter onder de indruk en trots wanneer hun kinderen het tegenovergestelde doen. Wat voor kinderen geldt, geldt in deze context ook voor medewerkers: diegenen die initiatief nemen worden gewaardeerd. Daarbij hebben deze medewerkers ook de neiging om in het algemeen meer te willen doen. Ze zoeken naar mogelijkheden om van meerwaarde en hulp te zijn in hun team of organisatie. Degenen die geen initiatief nemen, willen vaak het minimaal mogelijke doen om hun baan te behouden.

Dimensie 2: Levert consistente resultaten. Mijn ouders zeiden altijd: “Excuses zijn als voeten, iedereen heeft er twee!”. We komen allemaal problemen tegen en veel mensen vinden het wel eens moeilijk om te doen wat ze zeggen te doen. Je hebt echter ook mensen waar we op kunnen vertrouwen dat ze doen wat ze beloven. Wanneer mensen op kantoor werken, is het voor de manager gemakkelijker te zien of er resultaten zijn geleverd. Wanneer mensen echter op afstand werken, heeft de manager minder zicht, zeker wanneer de manager zelf ook thuis werkt. Het is daarom aan te raden om managers op de hoogte te houden wat er gedaan is op een dag en wat nog moet gebeuren.

Dimensie 3: Laat expertise zien en geeft blijk van goede oordelen. Het delen van kennis, ervaring en diepgaande expertise voegt waarde toe aan het werk en verhoogt de perceptie van een hoge productiviteit. Het omgekeerde is ook waar: Als we de mogelijkheden niet krijgen om kwaliteiten te laten zien, worden we vaker als minder productief gezien. Voor velen is werken op afstand een nadeel omdat ze minder of niet de mogelijkheid krijgen om hun kennis te delen en een onderbouwde mening over onderwerpen te laten horen. Een van de redenen voor frequentere communicatie tussen een manager en een werknemer die vanuit huis werkt, is dat het de mogelijkheid biedt om de manager te laten zien dat een werknemer zijn of haar kennis ontwikkelt en goede oordelen kan vellen.

Dimensie 4: Is een rolmodel/ doet wat hij of zij zegt. Een van de grote ontdekkingen binnen de psychologie in de vorige eeuw is dat ons gedrag een grote invloed heeft op hoe wij denken. Dit betekent dat we onze houding en manier van denken kunnen veranderen door controle uit te oefenen op hoe we ons gedragen. We horen vaak terug dat veel mensen tijdens de pandemie geleerd hebben dat ze een behoefte hebben aan een schema en routine. Waarom? Omdat hun gedrag (tijdens het thuiswerken) invloed heeft op hun denken en emoties over zichzelf en hun werk.

De echte test van iemands zogenaamde karakter is wanneer niemand kijkt. Op zulke momenten laten mensen vaak hun werkelijke gedrag zien. Thuiswerken betekent echter niet dat het op eens goed is om uit te slapen, eerder te stoppen met werken, meerdere pauzes te nemen of tv te kijken. Thuiswerken creëert daarbij ook nog een aantal andere uitdagende situaties die het werken moeilijker maken zoals de opvang van de kinderen en verantwoordelijkheden voor huisdieren. Deze dingen kunnen op hun beurt ook weer leiden tot angst en stress. Het is daarom belangrijk voor medewerkers om na te denken over hun voorbeeldrol naar andere collega’s: Welke lessen nemen ze mee door naar je te kijken? Wat leren zij van jouw gedrag?

Dimensie 5: Is bereid om meer te doen dan nodig. Werknemers die gestrest zijn of overweldigd raken, ontwikkelen vaak weerstand voor het leren van nieuwe dingen of het aanpakken van uitdagende opdrachten. Het werken op afstand heeft van ons gevraagd dat we ons (werk)leven op een nieuwe manier inrichten en dat we nieuwe vaardigheden moesten leren om online te kunnen werken, zoals online vergaderen. Managers zijn echter vaak onder de indruk als werknemers in zulke situaties nieuwe of moeilijke opdrachten weten op te pakken. Dit geeft een signaal af over iemands werkethos en zijn of haar wens om productief te zijn.

Impact van verbetering op productiviteit en inspanning

Met de dataset van Zenger Folkman waren we in staat om de impact van productiviteit en inspanning op de beoordelingen door managers te onderzoeken en te vergelijken met verbeteringen op de  vijf gedragingen voor effectief thuiswerken. Als een medeweker op alle vijf de vaardigheden onder het gemiddelde scoort, geeft dit een productiviteits- en inspanningsscore op het 22ste percentiel. Wanneer een werknemer echter boven gemiddeld scoort op alle vijf de kritische succesfactoren, brengt dit de productiviteits- en inspanningsscores op het 77ste percentiel.

Een andere manier om dit aan te pakken, is door op een aantal al sterke competenties voort te bouwen. Door het focussen op drie gedragingen en deze door te ontwikkelen tot het 90ste percentiel kan een medewerker in productiviteit groeien naar het 79ste percentiel!

Zie tevens de grafische weergave van dit onderzoek hieronder.

Terwijl de wereld door een zeer moeilijke periode gaat, zullen we zowel als individu als organisatie leren hoe we onze productiviteit kunnen verhogen.  Het vanuit huis werken biedt ons kansen waar we de voordelen nog meer van gaan ontdekken.

Zenger Folkman
Drs. Margareth de Wit MBA

Leave a Comment